¿Qué es la externalización informática y cuáles son sus ventajas?

¿Sabía que la externalización informática puede aportar grandes ventajas a las empresas o incluso convertirse en una medida necesaria para su crecimiento?

La inversión en Tecnología de la Información en Brasil ha crecido por encima de la media mundial, lo que demuestra que, sobre todo, las empresas nacionales han reconocido la importancia de la tecnología para el crecimiento. Por otro lado, esto hace que las organizaciones teman delegar los servicios de TI a otra empresa.

Sin embargo, en medio del constante avance del sector, especialmente con la consolidación del móvil y el Big Data, es natural que se empiece a plantear la externalización de los servicios informáticos, ya que mantener un equipo bien formado, conformado por profesionales con conocimientos en nuevas tecnologías y plenamente capacitados para atender las necesidades del negocio, puede costar mucho dinero.

En este artículo, entenderá qué es la externalización informática y cuáles son las ventajas de elegir este modelo de negocio. ¿Empezamos?

¿Qué es la externalización informática?

La externalización es la práctica estratégica de contratar a una fuente externa para que preste servicios secundarios, con el objetivo de optimizar los procesos de la empresa. Las empresas pueden externalizar varios sectores, entre ellos: contabilidad, marketing, recursos humanos, seguridad e informática.

La externalización informática no es más que la subcontratación de servicios, soluciones e infraestructuras informáticas. Estos servicios pueden incluir el suministro de profesionales especializados, la gestión de proyectos, el desarrollo de innovaciones estratégicas y tecnológicas, la gestión y el mantenimiento de infraestructuras, entre otros.

¿Cuál es la diferencia entre BPO y BTO?

La externalización informática puede realizarse de dos maneras: BPO y BTO. Ambos son capaces de añadir valor a la empresa. La elección entre uno y otro dependerá de la madurez de los procesos, el deseo o la necesidad de evolución.

BPO

Es el acrónimo de Business Process Outsourcing. Esta alternativa está destinada a la ejecución de procesos que están fuera de la actividad principal de la empresa, pero que son extremadamente importantes para su funcionamiento.

El desarrollo de BPO implica un profundo análisis de las metodologías empresariales ya ejecutadas por el sector de las TI. A partir de esta información, la empresa proveedora de servicios será responsable de la operación, disponibilidad y seguimiento de un equipo completo con profesionales calificados para realizar las actividades determinadas por el contratante.

BTO

Acrónimo de Business Transformation Outsourcing. Este otro modelo trae una gran evolución en relación al outsourcing tradicional, pues, además de las actividades realizadas por el BPO, los contratantes agregan un conjunto de conocimientos a las rutinas con el objetivo de realizar transformaciones en los procesos que, al final, generarán mejoras significativas para el sector.

Al igual que en BPO, la empresa contratada realiza un cuidadoso análisis para identificar las principales dificultades del cliente. La diferencia es que, después de este análisis, la empresa contratada propondrá varias mejoras que, combinando estratégicamente personas y tecnologías, proporcionarán una transformación en las rutinas y procesos con el objetivo de hacerlos totalmente optimizados y personalizados a las necesidades del contratante.

¿Cuáles son los tipos de externalización informática?

Después de optar por BPO o BTO, es necesario decidir la ubicación donde se desplegará el servicio de externalización. Hay básicamente tres opciones:

Outsourcing Offshore

Esse modelo tem como característica a terceirização de atividades de TI para uma empresa sediada em outro país. Um dos motivos da escolha dessa alternativa é pela possibilidade de terceirizar as atividades para empresas localizadas em países em desenvolvimento e com menores custos trabalhistas, como China e Índia. Isso garante maior retorno sobre investimento do setor, principalmente em tempos de instabilidade econômica nacional.

Ao escolher esse modelo, é importante ter um pouco de cuidado, já que as diferenças linguísticas, culturais e o fato de a empresa contratada trabalhar num fuso horário diferente podem acarretar alguns obstáculos, dificultando a comunicação entre as partes.

Outsourcing Onshore

A principal vantagem desse modelo de outsourcing é que o serviço é prestado por uma empresa que está sediada no país da contratante. Esse modelo pode não ser o mais vantajoso do ponto de vista financeiro, já que a mão de obra normalmente é mais cara se comparada com o modelo Offshore.

Entretanto, por estar sediada no mesmo país, os problemas de comunicação (que são um dos maiores problemas do Offshore) serão minimizados, já que não haverá barreiras linguísticas e culturais e ambas as empresas estarão trabalhando no mesmo fuso horário.

Outsourcing Nearshore

No modelo de Outsourcing Nearshore, a corporação conta com a prestação de serviços de empresas sediadas em países próximos com cenários econômicos mais vantajosos. Essa alternativa pode ser considerada um meio termo, já que a empresa não vai ter tantos problemas com relação a idioma e fuso horário comparado com o Offshore e um retorno sobre investimento maior se comparado com o Onshore.

¿Cuándo hay que invertir en la externalización de TI?

Son muchos los factores que llevan a una empresa a invertir en la externalización informática. Si su empresa pasa por las situaciones que se enumeran a continuación, la adopción de este servicio puede ser una buena opción, ya que la empresa tendrá menos dificultades para hacer frente a las demandas del mercado y alcanzar los objetivos sin tener que aumentar drásticamente los gastos de funcionamiento. Entre los indicadores que pueden señalar el momento adecuado para invertir en externalización, podemos señalar

• limitaciones en las infraestructuras
• necesidad de reducir costes
• búsqueda de mayor competitividad;
• Dirigir los recursos para el mantenimiento de las tecnologías de la información a un alto nivel;
• búsqueda de una mayor concentración en la actividad principal;
• ampliación temporal del equipo informático;
• necesidad de optimizar el gasto.

Cuando la empresa necesita hacer frente a estos retos, la externalización de TI puede ser la mejor opción. Este servicio proporcionará la base para que la empresa actúe de forma estratégica, atendiendo a las demandas de los clientes y realizando las rutinas del área con un mejor uso de los recursos disponibles. Así, toda la empresa ganará en competitividad.

¿Cuáles son las ventajas de la externalización informática?

Son varias las promesas de mejoras para quienes deciden invertir en la externalización informática, pero usted debe estar preguntándose cómo actuará en los procesos internos de su empresa y cuáles serán los resultados. A continuación, destacamos algunas ventajas que se pueden obtener al invertir en la externalización de TI.

Centrarse en la actividad principal

Ocuparse del área de informática exige mucho tiempo y conocimientos. Los incidentes ocurren y su empresa puede acabar dedicando más tiempo a la resolución de problemas que a las actividades relacionadas con el negocio principal. ¿Tiene idea de cuánto puede afectar esto negativamente a su negocio?

Las organizaciones que invierten en la externalización no tienen este problema. Al externalizar las actividades de TI a otra empresa, todos esos problemas serán tratados por sus especialistas. Así, tendrá más tiempo para dedicarse a las actividades que son realmente importantes para su negocio y tendrá muchas más posibilidades de tener éxito en el mercado.

Profesionales con experiencia

Formar un equipo cualificado para el departamento de TI, sin dejar de lado la reducción de costes, no es una tarea sencilla – ciertamente la mayoría de los responsables de TI están de acuerdo con eso, empezando por el hecho de que la contratación implica diferentes niveles de conocimiento, que deben ser probados a través de procesos de selección, además, por supuesto, de los mayores salarios que implican la contratación de profesionales con experiencia (incluyendo los costes laborales).

Cuando se contrata una empresa subcontratada, ésta proporciona un equipo de profesionales expertos en su campo de trabajo, lo que elimina todo el trabajo y otros gastos para contar con los mejores del mercado.

Contratación de servicios a la carta

Esta ventaja está alineada con la calidad de los profesionales que ofrecen las empresas de externalización. Imagine la siguiente situación: la empresa contrata a un programador altamente cualificado con muchos años de experiencia. Sin embargo, sólo necesitará un programador de este nivel para concluir algunos proyectos.

Al final, la empresa debe elegir entre mantener a un gran especialista para que trabaje en funciones que puede realizar un profesional menos experimentado o, simplemente, despedirlo y contratar a un programador más barato.

Con el modelo de contratación «como servicio», la empresa puede contar con especialistas de cierto nivel sólo cuando sea necesario. En la situación anterior, bastaría con solicitar un experto en la función hasta la conclusión de los proyectos y nada más.

Acceso a los últimos recursos del mercado

Tener acceso a las últimas tecnologías de hardware y software no forma parte de la realidad de todas las empresas. Entre las principales razones están los costes financieros y la falta de personal cualificado para trabajar con estos recursos.

Los grandes referentes en el mercado de la externalización informática suelen trabajar con la última tecnología, precisamente para ofrecer las mejores soluciones posibles y proporcionar así una ventaja competitiva a sus clientes. Un buen ejemplo es la implantación de tecnologías en la nube (cloud computing), cada vez más necesarias para todas las empresas que dependen de servicios informáticos.

En lugar de adquirir conocimientos, formar y contratar a nuevos empleados para que puedan apoyar los cambios, basta con delegar este trabajo en especialistas subcontratados y planificar, junto con el socio, cómo debe realizarse la adaptación.

Optimización de los costes operativos

El mantenimiento de un equipo informático cualificado, como ya hemos mencionado, cuesta mucho a la empresa, ya que el equipo suele ser muy grande: programadores, administradores de sistemas, diseñadores web, analistas, ingenieros de software, arquitectos y todo lo demás.

Imagínese que se va a implantar una nueva tecnología en su empresa y hay que formar a todo el personal del equipo informático. Es algo que, sin duda, exigiría mucho tiempo y dinero. Todo este coste se reduce significativamente con la ayuda de la externalización informática, ya que la empresa contratante pagará por los servicios y no por los empleados (que ya están formados y tienen sus sueldos pagados por el externalizador).

Al ser flexible, la externalización informática puede aplicarse a diversos escenarios. Permite a la empresa contar con el apoyo de profesionales especializados para mejorar la ejecución de actividades como:

• gestión de centros de datos;
• actualización de los procesos corporativos;
• aplicación de políticas de seguridad digital;
• servicio y apoyo al usuario;
• integración de sistemas;
• supervisión de la red.

Garantía de calidad

La externalización de los servicios informáticos debe implicar siempre un acuerdo de nivel de servicio (SLA), en el que se prevea un estándar mínimo de calidad que debe ser garantizado por la empresa externalizadora.

Sin embargo, cabe señalar que la garantía de calidad difícilmente existirá si se contrata a una empresa sin experiencia en el mercado. Por lo tanto, antes de cerrar la asociación, consulte a los clientes de la empresa de subcontratación que desea contratar y obtenga toda la información posible sobre cómo trabajan los empleados, si existe un cierto nivel de compromiso, entre otros factores relevantes.

Ganar reputación en el mercado

La imagen de la empresa influye directamente en su éxito a medio y largo plazo. Toda empresa quiere crearse una buena reputación entre sus consumidores, proveedores y socios comerciales, ya que esto es crucial para mantener un flujo continuo de ingresos.

En muchos casos, la mejor manera de lograr este objetivo es estructurar un conjunto de rutinas de alta calidad, en las que los servicios se ejecutan con un alto nivel de rendimiento. Y eso es lo que consigue la empresa cuando externaliza sus rutinas de TI: como los profesionales se centrarán más en los procesos dirigidos al núcleo del negocio, la infraestructura y el soporte a los usuarios se optimizarán continuamente.

Desde el momento en que la infraestructura presenta menos problemas, todos los procesos internos que dependen directa o indirectamente de la tecnología tendrán ganancias de calidad. Los equipos estarán más integrados y con un flujo de trabajo más inteligente. Además, el rendimiento de las herramientas informáticas estará siempre dentro del nivel esperado por los empleados.

¿Cómo aplicar la externalización informática?

La adopción de la externalización informática hace que la empresa sea más competitiva en el mercado, pero antes de realizar esta inversión hay que tener en cuenta una serie de precauciones. Vea a continuación cómo puede prepararse:

Identificar las necesidades de la empresa

Este es uno de los pasos básicos en la contratación de una empresa de externalización informática. Hay que evaluar los objetivos de la empresa a medio y largo plazo y los puntos que hay que mejorar. Es esencial que usted conozca íntimamente sus procesos empresariales para poder identificar dónde hay que hacer ajustes. ¿Cuál es la causa de los fallos en la operación? ¿Qué es lo que dificulta los resultados del sector? ¿Qué se puede mejorar?

Evaluar a los proveedores

Hoy en día, es posible encontrar varias empresas que prestan servicios de externalización informática. Por lo tanto, es importante tener mucho cuidado a la hora de elegir el socio adecuado para su negocio. Busque una empresa especializada y reconocida, que pueda satisfacer sus demandas con excelencia y seguridad para no poner en riesgo la informática. Un consejo es analizar los casos de éxito de esta empresa.

Durante la evaluación, asegúrese de comprobar si el proveedor de servicios cuenta con certificaciones y sellos de calidad en metodologías como ITIL y COBIT. Ambas son formas de asegurar que tiene un conjunto de rutinas de alta calidad, que alcanza los estándares de rendimiento esperados por el mercado. Por lo tanto, al elegir una empresa de externalización de TI certificada, se reducen los riesgos y se aumenta el rendimiento de la inversión.

Definir un SLA

Antes de cerrar la asociación, es esencial definir un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) para dirigir las responsabilidades de ambas partes.

El SLA es el documento que rige la relación comercial entre dos empresas y cuenta con una serie de normas, indicadores y reglas que sirven para evitar conflictos y mejorar el trabajo realizado. Estos indicadores y objetivos dirigirán el ritmo de trabajo y ayudarán al responsable informático a identificar la calidad del servicio prestado. También es importante definir las multas, en caso de que el proveedor no cumpla con lo acordado previamente.

Hacer una buena gestión del cambio

Uno de los pasos más importantes para la implementación de la externalización de TI es tener una buena gestión del cambio. En el momento en que la empresa de externalización comience a desarrollar los proyectos preestablecidos, seguramente se producirán cambios en los procesos de la empresa, lo que hará que los empleados cambien su forma de trabajar.

Para no causar ningún impacto negativo en esta transición, es necesario que la empresa y sus empleados estén siempre alineados y bien formados para adoptar estos cambios.

Evaluar continuamente

Para saber si la asociación es prometedora, es esencial evaluar y supervisar los servicios que se prestan para asegurarse de que se ajustan al SLA definido. Mida los resultados de rendimiento y los impactos positivos que la asociación está aportando a su empresa.

En otras palabras, invertir en outsourcing de TI puede ser la clave para que su empresa logre mejores resultados a medio y largo plazo. La empresa tendrá más agilidad en la resolución de las demandas y se centrará más en las rutinas de los clientes. Así, es posible eliminar los cuellos de botella y tener más capacidad para alcanzar los objetivos.